Excel: Summe berechnen – So wird´s gemacht
Das Berechnen von Summen in und über Excel zählt zu den Grund- und wichtigsten Funktionen, die Excel zu bieten hat. Dabei tun sich viele User jedoch sehr schwer, was die richtige Nutzung dieser Funktion angeht. Wie man es richtig macht, soll im anschließenden Text einmal genau beschrieben werden.
Ein Gastbeitrag von Excel Hero Online.
Summe durch Excel berechnen lassen
Die Summe von verschiedenen Teilen der Tabelle durch Excel berechnen lassen, kann auf zwei unterschiedliche Arten erfolgen. Die erste Variante ist hier die Funktion selbst einzugeben. Dafür klickt man auf das jeweilige Feld auf dem am Ende die Summe erscheinen soll und gibt die Funktion per Hand ein. Beispielsweise könnte die Funktion dann so aussehen: F1 + F2 + F3 …… =
Wie man an dieser Stelle sehen kann, wird der Aufwand sehr schnell sehr groß sobald es sich um viele Berechnungfelder handelt. Somit stellt diese Variante zwar eine mögliche Option dar, ist aber aufgrund des Arbeitsaufwandes nicht zu empfehlen. Anders sieht es hier bei der zweiten Variante aus. In diesem Fall klickt man die einzelnen Felder in der Exceltabelle an, die zusammengerechnet werden sollen. Im neuen Excel gibt es hier auch die direkte Funktion „Summe berechnen“. Mit Hilfe der STRG Taste (standardmäßig) können hier mehrere Felder markiert werden. Dabei spielt es keine Rolle wo sich die Felder in der Tabelle befinden. Die Zahlen müssen also nicht untereinander oder nebeneinander stehen, sondern können in ganz unterschiedlichen Bereichen der Tabelle auftreten. Nachdem alle Felder die in die Berechnung einfließen sollen angeklickt wurden, kann nun das Ergebnisfeld ausgewählt werden. Auch dies erfolgt mit Hilfe der STRG Taste. Bei der neuen Version steht nun im oberen Eingabefeld bereits die Funktion =Summe. Das heißt, das Programm erkennt automatisch, dass diese Felder zusammengerechnet werden sollen. Bei älteren Varianten muss man meist erst noch diese Funktion per Hand eingeben. Dennoch ist diese Möglichkeit deutlich schneller und vorallem mit weniger Arbeitsaufwand verbunden als die gesamte Formel per Hand einzugeben.
Tipps für eine schnellere Berechnung
Um eine schnelle Berechnung durchführen zu können, macht es Sinn die Werte untereinander zu schreiben. So hat man als User die Möglichkeit die Felder direkt alle einzurahmen und somit für die Berechnung zu markieren. Man muss somit also nicht jedes Feld einzeln markieren sondern kann dies in einem Zug machen. Das spart noch einmal zusätzlich Zeit. Ein weiterer Vorteil der sich hierdurch ergibt, ist die Möglichkeit der Erweiterung der Tabelle. Will man als User beispielsweise im späteren Verlauf weitere Werte hinzufügen so können diese direkt darunter geschrieben werden und mit der gleichen Methode in die Rechnung mit einbezogen werden.
Eine weitere Möglichkeit sich das Rechnen zu erleichtern ist das voranfertigen einer Tabelle. Hierzu legt man bereits im Vorfeld fest, welche Felder zu welcher Berechnung genutzt werden sollen. Beispielsweise bei gewerblichen Rechnung ist dies ein wesentlicher Vorteil. So kann man bereits im Vorfeld die Berechnung für die Gesamtsumme, die Mehrwertsteuer sowie natürlich auch die Einzelauflistung der Produkte festlegen. Anschließend muss man dann nur noch die jeweiligen Werte eintragen. So lassen sich auch sehr viele Rechnungen in kürzester Zeit erstellen.